پلمپ دفاتر تجاری به محض به ثبت رسیدن شرکتها باید اخذ شود. به موجب قانون، کلیه شرکت ها و یا موسساتی که در اداره ثبت به ثبت می رسند مکلف اند پس از ثبت شرکت اقدام به اخذ دفاتر پلمپ شده نمایند. این دفاتر شامل روزنامه، دفتر کل  و دارایی می باشد. در ذیل، ضمن توضیح راجع به دفاتر تجاری، به مراحل پلمپ دفاتر تجاری به شیوه ی نوین می پردازیم.

قانون تجارت ایران درباره پلمپ دفاتر تجاری

طبق ماده 6 قانون تجارت ایران: "هر تاجری به استثنای کسبه ی جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد:

• دفتر روزنامه
• دفتر کل
• دفتر دارایی
• دفتر کپیه

علاوه بر قانون تجارت، قوانین مالیاتی کشور (ماده 95) نیز تنظیم و نگهداری دفاتر تجاری را به منظور تهیه اسناد و صورت حساب های مالی و تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان مفروض و مقرر داشته است. صاحبان مشاغل موضوع این نوشتار مکلف اند اسناد و مدارک مثبته کافی برای تشخیص درآمد مشمول مالیات خود را نگاهداری کنند.

1-دفتر روزنامه

به موجب ماده 7 قانون تجارت: "دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید."

دفتر روزنامه مهم ترین دفتر تجاری است چرا که تمامی فعالیت تاجر نظیر خرید، فروش، دریافت، پرداخت و هر گونه اقدام تجاری و برداشت یا واریز شخصی در آن ثبت می شود و اطلاعات و ارقام آن مبنای عملیات حسابداری و ملاک تنظیم مفاد سایر دفاتر تجاری می باشد.

علی الاصول دفتر روزنامه باید به طور روزانه و با رعایت ترتیب تاریخ و فعالیت تنظیم گردد تا سهولت استخراج و انعکاس مراتب به سایر دفاتر تجاری بهتر فراهم شود. بدیهی است هر گونه تاخیر در ثبت عملیات دفتر روزنامه موجب بروز تاخیر در تنظیم دفتر کل و ایجاد توقف یا تاخیر در تهیه و تنظیم گزارش های به هنگام مالی و تجاری و خلاء های آتی احتمالی در خصوص ایفای به موقع تعهدات موسسه می گردد.

2-دفتر کل

بر اساس ماده 8 قانون تجارت: "دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص داده و جدا نموده، هر نوعی را که در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند."

در دفتر کل (برخلاف دفتر روزنامه که عملیات مربوطه بصورت مختلط ثبت می گردد) هر شخص یا موسسه دارای صفحه و حسابی مشخص و معین است و در این حساب صرفاً عملیات مربوطه به وی ثبت می شود لازم به ذکر است در دفتر کل حساب اشخاص به صورت جداگانه تنظیم و نگاهداری می شود و جز در خصوص بدهکاری یا بستانکاری کل موسسه، هیچ ارتباط فنی بین آن ها برقرار نمی باشد.

بنا به تجویز قانون تجارت، تنظیم دفتر کل به صورت هفته ای توصیه شده است. به نحوی که در پایان هفته تاجر بتواند از طریق مراجعه به ستون های بدهکار یا بستانکار حساب ها از وضعیت مالی موسسه تحت تصدی اطلاع موثق کسب کند و در خصوص روند تداوم فعالیت، تصمیمات لازم اتخاذ نمایند. ضمناً از آن جا که اطلاعات و ارقام مندرج در دفتر کل، مستخرج از دفتر روزنامه است لذا باید ارقام و اعداد مندرج در دفاتر مذکور با یکدیگر منطبق باشد.

3-دفتر دارایی

طبق ماده 9 قانون تجارت: "دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده، در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم ماه سال بعد انجام پذیرد."

دفتر دارایی دفتری است که نتایج حساب های دفتر کل در پایان سال در ستون های مثبت یا منفی آن درج می گردد و بیانگر بیلان یا وضعیت مالی شرکت است.

امروزه بسیاری از موسسات و شرکت های بازرگانی عملیات سالیانه خود را در قالب صورت ترازنامه تنظیم می کنند به نحوی که ترازنامه را جایگزین صورت دارایی نموده اند. در ترازنامه خلاصه حساب های دفتر کل یا دفتر دارایی در قالب جدولی که بیانگر ارقام باقی مانده حساب های مختلف موسسه است منعکس می شود. ستون مثبت ترازنامه مؤید دارایی و ستون منفی آن بیانگر میزان بدهی تاجر یا موسسه است. چنانچه تفاوت ستون های مذکور مثبت باشد نشانگر سود و منفی بودن آن دلیل زیان است که در ذیل ارقام طرفی که جمع آن کمتر است نوشته می شود تا ستون های دارایی و بدهی ترازنامه با هم مساوی گردند.

4-دفتر کپیه

بنا به ماده 10 قانون تجارت: "دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید". به موجب تبصره ذیل ماده مذکور تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.

امروزه دفتر کپیه به شکلی که قانون تجارت تجویز نموده منسوخ شده است. چرا که برخلاف گذشته رونوشت مراسلات و مخابرات در پوشه های مخصوص نگهداری نمی گردد بلکه با پیدایش شیوه های جدید و نوین، روش های مختلف و متنوعی جایگزین سیستم دفتر کپیه شده است. متداول ترین شیوه روش نگهداری شماره و تاریخ نامه ها، صورت حساب ها و مکاتبات متفرقه تحت عناوین وارده یا صادره است که در مواقع ضروری مورد استفاده واقع می شود.

مدارک مورد نیاز جهت  اخذ پلمپ دفاتر (اشخاص حقوقی)

1. کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
2. تکمیل فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت
3. کپی روزنامه تاسیس شرکت
4. کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی (در صورت وجود تغییرات)

مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر (اشخاص حقیقی)

1. تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
2. کپی کارت ملی متقاضی
3. کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
4. وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشند.

مراحل پلمپ دفاتر تجاری

با توجه به آنچه گذشت، دفاتر هر سال می بایست حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل، توسط اداره ثبت، شماره گذاری، امضاء و پلمپ گردند. به موجب مواد 11 و 12 قانون تجارت، دفاتر مذکور در صورتی معتبر و دارای سندیت می باشند که مطابق قوانین این قانون تهیه و تنظیم شده باشند. بدین ترتیب، دفاتر روزنامه، کل و دارایی می بایست از طرف اداره ثبت شماره گذاری و پلمپ گردند.

برای اخذ پلمپ دفاتر می بایست به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir قسمت پلمپ دفاتر تجاری مراجعه نمایید و قسمت اطلاعات متقاضی را تکمیل کنید.

اطلاعات متقاضی پلمپ دفاتر تجاری شامل نوع شخص متقاضی، تابعیت متقاضی و شماره همراه می باشد. تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراهی که در این قسمت درج می نمایید ارسال خواهد شد.

قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد.

سپس با طی کردن سایر مراحل خواسته شده در سامانه (اطلاعات شخصیت حقوقی، اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری، هیئت مدیره شرکت/موسسه، سمت هیئت مدیره شرکت/موسسه) فرم اظهارنامه ای که در سایت است را نیز پر کنید و از آن پرینت بگیرید.

چنانچه اطلاعات را به درستی وارد نموده باشید و مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است) می بایست پرینت اظهارنامه پلمپ دفاتر را به همراه مدارکی که ذکر شد به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست، دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال دارد.

موارد رد دفاتر تجاری:

ماده 20 تخلف از تکالیف مقرر در این آیین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد:

1-در صورتی که دفاتر ارائه شده از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

2-عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

3-ثبت هزینه ها و درآمد و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی از حیث مالیاتی قابل قبول نیست و برگشت داده می شود به منزله ثبت هزینه های غیر واقعی تلقی نمی شود)

4-ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور

5-نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع است.

6-تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده (اگر در نوشتن مطالب دچار اشکال شدیم، با توجه به این که استفاده از لاک غلط گیر و هر گونه وسیله از این قبیل ممنوع است، تنها کاری که باید انجام دهیم این است که روی کلمه یا عدد اشتباه با خودکار قرمز یک خط بکشیم و با همان خودکار یا خودنویس اصلی درست آن را بنویسیم)

7-تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مندرج در تبصره های 2 الی 4 ماده 13 و ماده 17 (یعنی بدون منظور سوء استفاده تا 15 روز و از تاریخ شروع فعالیت شرکت تازه تاسیس تا 30 روز) و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مندرج در ماده 14 این آیین نامه (یعنی حداکثر تا پانزدهم ماه بعد).

8-عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده 15 این آیین نامه

9-در اجرای مقررات تبصره 3 ماده 13 این آیین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تایید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد (مثلاً مودی ادعا کند دفاتر به سرقت رفته اما دادگاه رای خلاف آن را بدهد).

10-عدم ارائه دستورالعمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده 17 این آیین نامه در مهلت مقرر در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.

11-عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده 17 این آیین نامه تهیه و تنظیم گردیده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نماید.

12-جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده (چه دو خط و چه یک صفحه-دوستان توجه داشته باشند که در این میان باید در مورد صفحاتی که به هم چسبیده اند خیلی دقت کرد. از طرف دیگر هر بار که هنگام نوشتن دفاتر به منظور انجام کاری فرایند نوشتن قطع می شود، قبل از نوشتن مجدد بهتر است ابتدا صفحه قبل را مشاهده کنیم تا از صحت پر و خالی بودن آن مطمئن شویم. به طوری که منجز به ایجاد اشتباهات جبران ناپذیر نگردد. سفید ماندن پایین حساب های کل و پایان دفتر روزنامه یا پایان اسناد در صورتی که بخش سفید مانده با یک خط بسته شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی کند)

13-عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء پلمپ و ثبت شده نانویس(یعنی دفاتر پلمپ شده توجه کنید که این دفاتر نمی توانند در سال های آتی استفاده شوند و تا 10 سال بایستی آن ها را به همان صورت نگاهداری کرد)

14-استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل برخلاف ماده 3 این آیین نامه.

15-بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی مگر این که حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت ننمایند و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.

16-در صورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مواد 1413 و 17 آیین نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده 13) قطعی نشده باشد. (یعنی بایستی در خصوص صدور ثبت با استفاده از ماشین های الکترونیکی مهلت مقرر برای صدور سند قطعی غیر قابل تغییر رعایت شود. به عبارت دیگر اسناد موقت مربوطه باید به اسناد دائم تبدیل شوند.).

هر گونه اصلاحات مربوط به عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت اسناد باید در همان سال از طریق ثبت های حسابداری اصلاح گردد.

17-تهیه و تنظیم صورت های مالی بدون رعایت مقررات ماده 18 این آیین نامه برای اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده 96 قانون مالیات های مستقیم مصوب 27/11/1380

18-اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 این آیین نامه اقدام نشده باشد (یعنی اصلاح حساب در همان سال با استفاده از استانداردهای حسابداری و متکی بر ارائه مستندات کافی).

19-در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.(طبق ماده 169 قانون مالیات های مستقیم وزارت امور اقتصادی و دارایی می تواند در صورتی که به منظور تسهیل در تشخیص درآمد مودیان مالیاتی کاربرد وسائل، روش ها، صورتحساب ها و فرم هایی را جهت نگاهداری حساب برای هر گروه از آنان ضروری تشخیص دهد، مراتب را تا آخر دی ماه هر سال در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار آگهی کند و مودیان از اول فروردین سال بعد مکلف به رعایت آن ها می باشند، عدم رعایت موارد مذکور در مورد مؤدیانی که مکلف به نگهداری دفاتر قانونی هستند موجب بی اعتباری دفاتر خواهد بود و در مورد سایر مودیان موجب تعلق جریمه ای معادل 20 درصد مالیات منبع می باشد.

تبصره-در صورتی که رعایت موارد مذکور در ماده فوق بنا به تشخیص هیئت حل اختلاف مالیاتی از عهده مودی خارج بوده، مشمول بی اعتباری دفاتر و جرایم مربوط حسب مورد نخواهد بود)
ماده 21: هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیات های مستقیم در مواردی که با توجه (استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار خللی وارد نمی نماید، می توانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمایند).

خدمات ما در کارا ثبت:
پلمپ دفاتر تجاری، ثبت انواع شرکت، ثبت علامت تجاری، ثبت اختراع، رتبه بندی شرکت، ثبت صورتجلسات، انتقال و افزایش سرمایه، اخذ کد اقتصادی و شماره اقتصادی، اخذ کارت بازرگانی و...
جهت کسب اطلاعات بیشتر با همکاران ما در کارا ثبت تماس حاصل نمایید.
کارشناسان ثبت شرکت کارا افتخار دارند با مشاوره تلفنی در خدمت شما عزیزان باشند.

• شماره تماس: 88880006-021
• نشانی: ونک، خیابان ملاصدرا، تقاطع پل کردستان، ضلع شمال غربی تقاطع، بن بست فرشید، پلاک 8، واحد 1