دفاتر تجاری مهمترین وسیله برای تعیین مالیات موسسات تجاری است. مطابق ماده 6 ق. ت هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر زیر یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد:

1- دفتر روزنامه 2- دفتر کل 3- دفتر دارایی 4- دفتر کپیه

برای نگهداری و تنظیم دفاتر تجاری هم در قانون تجارت و هم در قانون مالیات های مستقیم مقرراتی پیش بینی شده که به شرح ذیل می باشد:
اول: ثبت دفاتر تجاری، دفتر روزنامه، دارایی و کل و هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری لازم بداند باید قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود مهر و پلمپ گردد. همان طور که در مقالات پیشین گفته شد، این امر در تهران به وسیله اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی و در شهرستان ها به وسیله دوایر ثبت شرکت ها انجام می پذیرد.

دفتری که برای امضا به متصدی امضا تسلیم می شود باید دارای شماره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و متصدی امضا باید صفحات دفتر را بشمارد و در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح مشخصات صاحب دفتر بنویسید و با قید تاریخ دفتر را امضاء نماید و دو طرف قیطان را با مهر وزارت عدلیه منگنه کند. تمامی اعداد نیز باید به حروف نوشته شوند. (ماده 12 ق. ت)

مطابق ماده 13 ق. ت باید کلیه معاملات و صادرات و واردات به ترتیب تاریخ و صفحات مخصوصه نوشته شود، تراشیدن و حک کردن و جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که دفتر نویسی معمول است و در حاشیه یا بین سطور نوشتن ممنوع است. این امر بدان علت است که تا زمانی که اختلافی پیش نیامده اگر تاجر سوء نیت نداشته باشد معاملات را همان طور که هستند وارد می کند اما در زمان ایجاد اختلاف ممکن است بخواهد با دست بردن در دفتر مشخصات معامله را تغییر بدهد.

در این ماده تاجر مکلف است دفاتر را تا 10 سال بعد نگاه دارد. بنابراین اگر تاجری عملیات تجاری خود را متوقف نموده تا 10 سال بعد از خاتمه عملیات تجاری دفاتر خود را باید نگهداری کند این زمان برابر است با مدت مرور زمان و عادی اموال منقول. در تایید این موضوع در ماده 1299 قانون مدنی نیز آمده است که دفاتر تجاری در موارد مفصله ذیل دلیل محسوب نمی شوند:

1. در صورتی که مدلل شود اوراق جدیدی در دفتر داخل کرده اند یا دفتر تراشیدگی دارد.
2. وقتی که در دفتری بی ترتیبی و اغتشاشی کشف شود که منبع آن صاحب دفتر باشد.
3. وقتی که بی اعتباری دفتر قبلاً به جهتی از جهات محکمه مدلل شده باشد.

برای اینکه دفاتر تجاری دلیل محسوب گردند دعوا باید مربوط به امور تجاری باشد: در صورتی که دعوا تجاری نباشد اعم از اینکه بین تاجر و غیر تاجر باشد یا خیر دفتر تاجر به نفع او سندیت ندارد و فقط ممکن است جزو قرائن و امارات قبول شود.

در مواردی که به دفاتر تجاری استناد می شود چند حالت ممکن است پیش بیاید هر دو طرف دفتر را ارائه می دهد و مورد اختلاف در هر دو تصریح شده که مطابق مفاد دفاتر حکم داده می شود:

طرف دعوا دفتر ندارد یا مطابق قانون تجارت تنظیم نشده که در این صورت مندرجات تاجر مدعی به نفع خودش قابل استناد است (1297 ق. م) هر دو طرف دفاتر خود را ارائه می دهند و محتویات دفاتر با یکدیگر مطابقت ندارد و در این صورت هر دو دلیل ساقط می گردند و موضوع باید با مراجعه به سایر دلائل حل و فصل گردند.

• دفاتر تجاری در موارد ذیل تنها بر ضد صاحب دفتر سندیت دارند:

ماده 1300 ق. م در مواردی که دفتر تجاری به نفع صاحب آن دلیل نیست به ضرر او سندیت دارد.

ماده 210 آ. د. م هیچ بازرگانی نمی تواند به عذر نداشتن دفتر از ابراز و یا ارائه دفاتر خود امتناع کند مگر این که اثبات نماید که دفتر او تلف شده یا دسترسی به آن ندارد . هر گاه بازرگانی که بر دفاتر او استناد شده است از ابراز آن خودداری نماید و تلف و یا عدم دسترسی به آن را هم نتواند ثابت کند دادگاه می تواند آن را از قراین مثبته اظهار طرف قرار دهد.

بیشتر بخوانید:

- روند ثبت شرکت حمل و نقل بین المللی کالا در ایران

- از نحوه ثبت شرکت بازرگانی مطلع شوید

اخذ دفاتر پلمپ تجاری در کوتاه ترین زمان توسط کارشناسان مجرب ثبت شرکت کارا
جهت کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان تخصصی، با همکاران ما تماس حاصل نمایید.