وفق ماده 6 قانون تجارت : هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد :
الف: دفتر روزنامه

ب: دفتر کل
ج: دفتر دارایی
د: دفتر کپیه

• الف: دفتر روزنامه

به موجب ماده 7 ق.ت، " دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید ".
مفصل ترین دفتر تاجر، دفتر روزنامه است و تمامی آن چه که از تجارتخانه خارج و وارد می شود، باید در این دفتر قید شود. در دفتر روزنامه حتی مخارج شخصی نیز باید قید شود. قید مخارج شخصی می تواند نشان دهنده این باشد که مخارج شخصی تاجر نسبت به درآمد او در ایام عادی فوق العاده بوده یا خیر زیرا اگر مخارج، نسبت به درآمد او فوق العاده باشد مانند آن که با وجود بدهکار بودن به مسافرت خارجی رفته و هزینه زیادی صرف کرده باشد، طبق بند 1 ماده 542 ق.ت از موارد ورشکستگی به تقصیر اجباری می باشد.

• ب: دفتر کل

به موجب ماده 8 ق.ت ، " دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند ".
دفتر کل، دفتر انواع حساب هاست و به زبان ساده رونویسی از دفتر روزنامه است. البته با 2 تفاوت :
1. در دفتر روزنامه مطالب لازم باید هر روز نوشته شود ولی در دفتر کل حداقل هفته ای یک بار.
2. معاملات دفتر روزنامه به تفکیک موارد دفتر کل می شود.
نکته : به موجب ماده 7 آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر نگاهداری دفاتر موضوع تبصره 2 قانون مالیات های مستقیم، امروزه از دفتر معین برای تفکیک و مجزا ساختن هر یک از حساب های دفتر کل استفاده می شود و هم چنین به موجب ماده 13 همین آیین نامه، کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه هر مته باید حداکثر تا روز 15 ام ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

• ج: دفتر دارایی

به موجب ماده 9 ق. ت ، " دفتری که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده  در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فرورین سال بعد انجام پذیرد ".
دفتر دارایی صورت وضعیت سال گذشته مالی تاجر می باشد. همان طور که می دانیم دارایی هم جنبه مثبت دارد و هم جنبه منفی. پس کلیه مطالبات، بدهی ها و اموال باید در داین دفتر قید شود. تنها دفتری که برای نوشتن مندرجات آن تاریخ معین در نظر گرفته شده دفتر دارایی است، زیرا باید تا پانزدهم فروردین سال بعد تکمیل شود.
نکته : تنها دفتری که به امضای تاجر نیاز دارد ، دفتر دارایی است و دفتر روزنامه و کل و کپیه به امضای تاجر نیاز ندارد.

• د: دفتر کپیه

به موجب ماده 10 ق.ت، " دفتری که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید .
تبصره : تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند ".
دفتر مراسلات و مخابرات تاجر است و فقط مراسلات و مخابرات وارده باید در لفاف مخصوص ضبط شود و مراسلات و مخابرات صادره در دفتر کپیه قید می شود. تنها دفتری که قبل از آن که چیزی در آن نوشته شود به امضای نماینده اداره ثبت نیاز ندارد، دفتر کپیه است. دفتر روزنامه و کل و دارایی به امضای نماینده اداره ثبت قبل از تحریر نیازمند است. غیر از امضای نماینده اداره ثبت، سایر شرایطی که برای دفاتر تجاری لازم است در دفتر کپیه نیز باید رعایت شود.
نکته : امروزه به جای دفتر دارایی، از ترازنامه یا بیلان و به جای دفتر کپیه از دفتر اندیکاتور یا نامه نما یا بایگانی الکترونیک استفاده می شود.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره با ما در ثبت شرکت کارا تماس حاصل فرمایید.
کارشناسان ما در این مرکز، با سال ها تجربه ، آماده ی ارائه خدمات به شما عزیزان می باشند.