یکی از مراحلی که تمامی متقاضیان ثبت شرکت و صاحبین شرکت ها پس از طی مراحل اولیه ثبت شرکت با آن مواجه هستند و انجام آن جهت تکمیل روند ثبت قانونی شرکت ها الزامی می باشد، مرحله ای است که در اصطلاح به پلمپ دفاتر معروف است.

چنانچه در ماده 6 قانون تجارت چنین اشاره گردیده است: هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه ای قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد .
1- دفتر روزنامه 2- دفتر کل 3- دفتر دارائی 4- دفتر کپیه.
بنابراین ماده تمامی افرادی که اقدام به ثبت شرکت نموده اند مکلف هستند تا نسبت به ثبت نام پلمپ دفاتر اقدام نمایند و این امر اجباری است و تخطی از آن نیز تبعات قانونی خواهد داشت.

مراحل ثبت نام پلمپ دفاتر

در حال حاضر امکان ارسال اظهارنامه و درخواست پلمپ دفاتر و ثبت نام آن از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها وجود دارد و متقاضیان می توانند با مراجعه به این سامانه به آدرس http://irsherkat.ssaa.ir و انتخاب بخش پلمپ دفاتر درخواست خود را به ثبت برسانند. در ابتدا لازم است دسته بندی مربوط به شخصیت افراد مشخص گردد (حقیقی یا حقوقی). در صورتی که متقاضی شخص حقوقی محسوب می گردد، می بایست با انتخاب گزینه شخصیت حقوقی نسبت به تکمیل اطلاعات درخواست شده از شرکت به ثبت رسیده اقدام نماید؛ اطلاعاتی از قبیل تابعیت، شناسه ملی، تلفن ثابت، کدپستی مربوط به شرکت و... 

همچنین شروع سال مالی و ماه مالی نیز می بایست در این سامانه ثبت گردد (سال مالی و ماه مالی از موارد مشخص شده و ثبت شده در اساسنامه می باشد). بر اساس تاریخی که متقاضی برای شروع سال مالی و ماه مالی مشخص خواهد نمود این سامانه تاریخ پایان سال مالی را محاسبه و اعلام خواهد نمود.

سپس می بایست اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده، تکمیل گردد.

بعد از این مرحله لازم است متقاضی تمام اطلاعات وارد شده را بررسی نماید و در صورتی که از صحت این اطلاعات اطمینان کسب گردید با انتخاب گزینه "تأیید اطلاعات شخص حقوقی"، درستی این اطلاعات را تایید نماید و در غیر اینصورت می بایست به واحد ثبتی مربوطه مراجعه شود.

در مرحله بعد نسبت به درخواست و اطلاعاتی که توسط شما در این سامانه بارگذاری گردیده است، کد رهگیری اختصاص می یابد که از این طریق می توانید درخواست خود را پیگیری نمایید.

سپس بخش تکمیل اظهارنامه را انتخاب نمایید تا اطلاعات اعضاء هیت مدیره را نیز در این سامانه بارگذاری نمایید. در این بخش می بایست تمامی اطلاعات هویتی اعضای هیئت مدیره اعمم از (نام ، نام خانوادگی ، نام پدر ، تاریخ تولد وکد ملی وسایر مشخصات ...) وارد گردد.

پس از انجام این مرحله و با انتخاب گزینه مرحله بعدی، وارد صفحه ای خواهید شد که در این صفحه نیز می بایست سمت اشخاص هیات مدیره ، مدت تصدی محدود یا نامحدود و تاریخ شروع سمت آنها را وارد نمایید و وضعیت حدود حق امضاء اشخاص را نیز مشخص نمایید .

در مرحله بعدی نوع دفتر مورد تقاضای شخص و دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلد های دفتر را وارد کنید و در نهایت نیز اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید. پس از انجام تمامی این مراحل به صفحه ای منتقل خواهید شد و می بایست در این صفحه صحت اطلاعات وارد شده را مجددا تایید نموده و گزینه تایید اظهارنامه پلمپ دفاتر و مدارک مورد نیاز را انتخاب نمایید.

پس از تکمیل فرآیند ثبت نام اینترنتی پلمپ دفاتر در سامانه فوق می بایست اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده را که از اینترنت دریافت نموده اید به همراه مدارک مورد نیاز به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در این سامانه معرفی نموده اید ارسال نماید. پس از انجام این کار گزینه "پلمپ دفاتر" را انتخاب نمایید و شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید. در آخر نیز می توانید گزینه پذیرش نهایی را انتخاب نمایید .

با ارسال مدارک ثبت نام پلمپ دفاتر، کارشناسان این مرکز مدارک ارسال شده را بررسی خواهند نمود و در صورتی که نقص یا اشکالی در پرونده وجود نداشته باشد اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می گردد. در این وضعیت می توانید هزینه های مربوطه را در همین سامانه و از طریق اینترنت پرداخت نمایید.

مدارک لازم برای اخذ پلمپ دفاتر ( اشخاص حقیقی)

فتوکپی کارت ملی متقاضی 

فتوکپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی-
تکمیل و مهر و امضا فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر (دریافت شده از اینترنت )

مدارک لازم برای جهت اخذ پلمپ دفاتر ( اشخاص حقوقی)

فتوکپی کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت 

فتوکپی روزنامه تاسیس شرکت
فتوکپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی (در صورت وجود تغییرات)
ارائه وکالتنامه نماینده حقوقی (در صورت داشتن وکیل)

در پایان ضمن سپاسگزاری از همراهی شما عزیزان، اعلام می نماییم، تیم مجرب و خبره موسسه کارا ثبت ، جهت مشاوره رایگان و انجام تمامی امور ثبتی از جمله پلمپ دفاتر تجاری با بهترین کیفیت در خدمت شما عزیزان می باشند. 02188880006