شرکت ها پس از اینکه به ثبت قانونی رسیدند و مراحل ثبت را پشت سر گذاشتند ، لازم است تمامی تصمیمات و تغییرات اساسی شرکت را نیز به ثبت قانونی برسانند. شرکت ها برای انجام این امور لازم است صورتجلساتی را تنظیم نمایند و این صورتجلسات را نیز به ثبت قانونی برسانند. در این مطلب برآنیم تا قوانین مربوط به ثبت صورتجلسات را بررسی نماییم، لطفا با ما همراه باشید:

تنظیم صورتجلسات و ثبت آنها نیز دارای قوانین خاصی می باشد، چنانچه در ماده 123 قانون تجارت صورتجلسات اینگونه اشاره شده است :
چنانچه اشاره شد، اعلام و ثبت تمامی تغییرات نیاز به تشکیل جلسات و تنظیم صورتجلسه دارد ، برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه‌ای تنظیم شود و و به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در‌صورتجلسات هیات مدیره نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می‌باشند و خلاصه‌ای از مذاکرات و هم چنین تصمیمات اتخاذ شده در جلسه با قید تاریخ‌ در آن ذکر می‌گردد.
توجه داشته باشید که هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد، می بایست نظرات آنان نیز در صورتجلسه قید شود.

انواع صورتجلسات از دیدگاه قانون تجارت عبارتند از :

1-صورتجلسه هیات مدیره
2-صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
3-صورتجلسه مجمع عادی به صورت فوق العاده
4-صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
بطور ساده و متعارف نیز می توان انواع صورتجلسات تغییرات را چنین تعریف نمود :
صورتجلسات در انواع قالب های تجاری به نوشته های گفته می شود که حاوی مذاکرات جلسات رسمی شرکت ها شامل: تاریخ جلسه، محل برگزاری جلسه، حاضرین و غائبین و مصوبات و مذاکرات جلسه می باشد. در واقع صورتجلسات به عنوان یک سند حقوقی باید تهیه شوند و نیازمند رعایت مواردقانونی هستند تا به عنوان یک سند حقوقی قابل پذیرش باشد. بنا براین لازم است بدانید که جهت تنظیم و ثبت صورتجلسات چه مواردی می بایست در نظر گرفته شود:
1- درج اطلاعات کاملی از شرکت
2-ذکر شناسه ملی شرکت ، شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت
3-مشخص کردن نوع صورتجلسه با توجه به نوع قالب شرکت(توجه داشته باشید که تنظیم صورتجلسات ممکن است با توجه به قالب شرکت و تغییر مورد درخواست کمی متفاوت باشد.)
4-ذکر نام ، نام خانوادگی ، شماره ملی (و شماره همراه متقاضی که جهت اطلاع ‌رسانی در مواقع خاص استفاده می شود.)
5 -مشخص کردن سمت تقاضا کننده و یا وکیل وی
6-اعلام تاریخ تشکیل جلسه و ساعت شروع وخاتمه جلسات .
7-دریافت شماره دسترسی 10 رقمی با کلیک بر روی پذیرش موقت
8-مشخص کردن نام، نام‌خانوادگی و سمت امضا کننده دفتر

با توجه به مطالب فوق آشنایی با قوانین مربوط به ثبت صورتجلسات یکی از ضرورت های اداره یک شرکت می باشد. توجه داشته باشید که صورتجلسات تغییرات شرکت ها نیز می بایست در سامانه ای که ادراه ثبت شرکت ها معرفی نموده است به ثبت قانونی برسد ، مراحل تنظیم و ثبت صورتجلسات تغییرات شرکت ها به شرخ ذیل است :
تغییراتی که ممکن است، شرکت ها ملزم به انجام آن شوند ،می تواند مواردی از قبیل : تغییر در سهام شرکت ، تغییر ادرس شرکت، تغییر اعضای شرکت و... باشد و هنگامی که تاسیس کننده گان شرکت قصد ایجاد هر یک از این تغییرات را در شرکت داشته باشند در مورد هر یک از موضوعات بصورت جداگانه صورتجلسه تنظیم کنند، که در واقع صورتجلسات از مهم ترین فاکتورهای حقوقی شرکت ها محسوب می شوند و می بایست به اداره ثبت شرکت ها نیز ارسال شوند.

رایج ترین صورتجلساتی که به اداره ثبت شرکت ها ارسال می شوند عبارتند از :

1-انتخاب مدیر عامل و یا مدیران جدید هئیت مدیره (این تغییرات ممکن است در مورد تغییر و یا تمدید مدیریت انها باشد.)
2-انتخاب و یا تمدید دوره بازرسین شرکت
3-انتخاب روزنامه کثیر انتشار برای شرکت
4-تعیین نفرات جدید که دارای حق امضا در شرکت دارند
5-کاهش سرمایه و یا افزایش سرمایه شرکت
6-انحلال شرکت و نحوه تصویه حساب مدیر یا مدیران
7-خروج و ورود سهامدار ویا شریک جدید با نقل انتقال سهم ویا سهم الشرکه در شرکت ها
8-تغییر ادرس شرکت ، تغییر موضوع شرکت ، ویا تاسیس شعبه و نمایندگی جدید
9-تبدیل شرکت به شخصیت حقوقی دیگر

تمامی تغییراتی که بدان اشاره گردید می بایست با دلایل حقوقی به اداره ثبت شرکت ها مطابق قوانین تنظیم صورتجلسات اعلام گردد. البته توجه داشته باشید که این تغییرات با تصمیم مجمع عمومی فو ق العاده و مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده انجام میپذیرد .
هریک از این تغییرات می بایست بصورت خاص تنظیم و به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود و صورتجلساتی از سوی این سازمان پذیرفته می شود که تنظیم آن مطابق مفاد قانونی باشد و در غیر اینصورت صورتجلسات مورد قبول واقع نمی شود و تا هنگامی که این تغییرات از سوی این سازمان پذیرفته نشود، تغییرات شرکت قانونی نیست و نمی تواند آکهی شود.

مدارک مورد نیاز جهت ارسال صورتجلسات به اداره ثبت شرکت ها به شرح ذیل می باشد :

1-صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده، عادی سالیانه ، عادی به طور فوق العاده و یا هیئت مدیره
2-ارائه لیست کلیه سهامداران در شرکت های سهامی و شرکا در شرکت های اشخاص
3-اگهی روزنامه رسمی وکثیرالانتشار
4-اصل اگهی دعوت از اعضا به همراه روزنامه و مفاد ان
5-گواهی عدم وصول دادخواست اعتراض برای برخی از موضوعات مانند کاهش سرمایه از مراجع قضایی
6-مفاصا حساب مالیاتی شرکت برای برخی از تصمیمات مانند نقل و انتقال سهام
7-مدارک شرکا و یا سهامداران برای موضوعاتی همچون انتقال سهام و یا ورود شریک جدید به شرکت
8-ارائه مجوز برای تغییر موضوع شرکت در صورت مجوزی بودن
9-اخرین روزنامه رسمی برای موضوعاتی مانند تغییر ادرس شرکت
10-فتوکپی اساسنامه و یا شرکت نامه شرکت
البته چنانچه اشاره گردید مدارک و چگونگی تنظیم صورت جلسات می تواند با توجه به نوع شرکت و تغییر مورد درخواست متفاوت باشد و در صورتی که موضوع مورد نیاز برای اعمال تغییرات نیازمند ارائه مستندات دیگری باشد .باید بهمراه مدارک فوق الذکر به اداره ثبت شرکت ارائه گردد.

امیدوراریم مطالعه مطلب فوق در افزایش اطلاعات ثبتی شما عزیزان موثر واقع شده باشد .
کارشناسان خبره کارا ثبت جهت تنظیم انواع صورتجلسات تغییرات شرکت ها در خدمت شما عزیزان هستند. مشاوره رایگان: 88880006-021