یکی از مواردی که لازم است صاحبان شرکت از آن اطلاعات کافی داشته باشند، ثبت صورتجلسه تغییرات در شرکت هاست. در واقع تمامی شرکت هایی که به عنوان یک شخصیت حقوقی به ثبت می رسند دارای مشخصاتی از قبیل نام شرکت، آدرس شرکت، نام شرکای شرکت، مقدار سهام سهامداران، تعیین هیئت مدیره و ... هستند. تمامی اینها شرکتی را به عنوان یک شخصیت حقوقی ایجاد می نمایند و همه این موارد که بدان اشاره گردید می بایست در اساسنامه شرکت به طور رسمی درج گردد.

بنابراین تمامی این موارد در هنگام ثبت یک شرکت به ثبت قانونی می رسد و لازم است در صورتیکه شرکت ها به هر دلیلی اعم از اجباری و اختیاری قصد ایجاد تغییراتی در این موارد را داشته باشند، این تغییر را نیز قانونا به ثبت برساند. این بدین معناست که تمامی تغییرات و تصمیمات شرکت ها در مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده یا در جلسات هیات مدیره بنا به ضرورت ها درشرکت انجام می گیرد و می بایست تدوین و تنظیم وصورتجلسه شود تا برای ثبت قانونی به اطلاع اداره ثبت شرکت ها نیز برسد.

تغییراتی که ممکن است در شرکت ها ایجاد شود عبارتند از :
1- تغییر ادرس 2- تغییرات در اساسنامه شرکت ویا محتویات اساسنامه باشد 3- تغییر در نام شرکت 4- تغییر در میزان سرمایه شرکت (کاهش سرمایه یا افزایش سرمایه ) 5- تغییر موضوع فعالیت شرکت 6- تغییر در اعضای هیئت مدیره و...
که چنانچه اشاره گردید برای هریک از این موراد می بایست صورتجلسه تغییرات تنظیم و ثبت گردد.

توجه داشته باشید که چنانچه اشاره گردید ارائه صورتجلسات باید متناسب با موضوع تغییرات باشد و در صورتی که شرکت ها این تغییرات را به ثبت قانونی نرسانند این موضوع می تواند مشکلات قانونی و محدودیت های بسیاری را برای شرکت ها به وجود آورد.
بنابراین تنظیم و ثبت صورتجلسله تغییرات در شرکت ها دارای اهمیت بسیاری است و به همین دلیل است که در ادامه این مطلب اطلاعاتی در رابطه با ماهیت و قوانین آن ارائه می گردد:

بطور کلی هنگامی که شرکت ها جلساتی را برگزار می کنند، می بایست تمامی شرح جلسه ،حضار، تغییرات و یا تصمیمات اتخاذ شده، تاریخ و ساعت جلسه و حتی مکان تشکیل جلسه به ثبت برسد. نگارش صورتجلسات در جلسات شرکت ها بر عهده منشی یا سردبیر است که می بایست تا حدودی به قوانین تنظیم صورتجلسات آگاهی داشته باشد پس از تنظیم صورتجلسات طبق قوانین اشاره شده، صورتجلسات می بایست به امضای صاحبین امضاء در شرکت و تمامی حاضرین جلسه برسد تا دارای رسمیت قانونی باشد.

قوانینی که رعایت آنها در تنظیم صورتجلسات تغییرات شرکت ها الزامی است :

- در تمام مجامع شرکت ها ارائه لیست سهامداران یا شرکا اجباری است
-جهت تصمیم گیری در رابطه با کاهش یا افزایش سرمایه شرکت ، ارائه لیست سهام شرکا یا سهامداران قبل و بعد از تغییرات که انجام شده الزامی است
-تشکیل هیات رئیسه ای مرکب از یک نفر رئیس ،ودو ناظر و منشی جلسه در تمامی شرکت های سهامی و شرکت های با مسئولیت محدود ، نسبی ، تضامنی تعداد شرکا بیشتر از 12 نفر باشد الزامی است .
-تمامی صورتجلسات تنظیم شده می بایست به امضای حاضرین برسد. و در سر برگ شرکت ممهور به مهر شرکت در دو نسخه به اداره ثبت شرکت ها تسلیم شود

مدارک مورد نیاز جهت ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت

-دو برگ اصل از صورتجلسه تنظیمی تغییرات همراه مهر و امضا شده
-دو برگ از رسید پذیرش اینترنتی
-اسامی لیست افراد سهامداران جلسات مجمع
-اصل مدارک مربوط به نمایندگان شرکت در صورتیکه اشخاص حقوقی که جز اعضا هیات مدیره شرکت است
-اصل روزنامه دعوت شراکا یا سهامداران در صورتیکه جلسه با اکثریت سهامداران اعضای شرکت تشکیل شده باشد .
-نامه ها و مجوز های مربوط به تغییرات شرکت
-ارائه سند صلح و یا مفاصا حساب نقل و انتقال سهام در صورتیکه مورد نقل وانتقال باشد .
-فتوکپی شناسنامه و کارت ملی اشخاص .

مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
-تنظیم صورتجلسه تغییرات در دو نسخه
-امضای اعضای شرکت و مهر صورتجلسات
-پذیرش اینترنتی و در خواست ثبت تغییر  صورتجلسه در سامانه http://irsherkat.ssaa.ir
-دریافت رسید پرینت پذیرش اینترنتی
-ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری مرکز اصلی شرکت
-درج بارکد پستی در سامانه ثبت شرکت
-پیگیری درخواست و رفع نواقص ها در صورتی که در پرونده نقص وجود داشته باشد.
-صورتجلسه اگهی اصلاحی تنظیم شده و ارسال به اداره ثبت شرکت ها
-درج اگهی در روزنامه رسمی و کثیر الانتشار و پرداخت هزینه درجد اگهی در روزنامه.

در پایان ضمن سپاسگزاری از همراهی شما عزیزان، اعلام می نماییم کارشناسان ما در کارا ثبت آماده ارائه خدمات مربوط به انجام تغییرات و تنظیم صورتجلسات تغییرات در شرکت ها نیز به شما عزیزان می باشند. 88880006-021