افراد مجاز به حق امضا در شرکت، افرادی هستند که در جلسه ی هیئت مدیره برای این سمت تعیین شده اند و حق امضا کردن چک ها و سفته ها و قراردادها و اوراق بهادار و اوراق عادی و اداری را دارند. حق امضا مجاز شرکت را می تواند یک یا چند نفر داشته باشد.

حق امضا مجاز در شرکت دارای دو بخش است: چک سفته برات قراردادها و عقود اسلامی و دیگری اوراق عادی و اداری. در اعطای حق امضا مجاز شرکت می توان صاحبان حق امضا اوراق عادی و اداری را از صاحبان حق امضا اوراق تعهد آور جدا کرد و کلیه ی تعهدات را تنها به یک نفر واگذار نکرد. اعضای هیئت مدیره می توانند در دو بخش، حق امضا شرکت را به یک نفر بدهند و یا در هر بخش، یک نفر این حق را داشته باشد. حتی این امکان وجود دارد که در یک بخش و یا دو بخش حق امضا برای دو نفر باشد که متفقاً امضا کنند.

مسئول دارنده حق امضا مجاز می تواند از بین اعضای هیات مدیره (که باید خارج از شرکا باشد)، سهامداران، شخصی که هم سهامدار و هم عضو هیات مدیره است و یا اینکه نماینده اشخاص حقوقی که به عنوان سهامدار یک شرکت دیگر هستند انتخاب گردد.

"مدیر عامل شرکت در حدود اختیاراتی که توسط هیات مدیره به او تفویض شده است، نماینده شرکت محسوب است و حق امضاء دارد". معمولاً اوراق عادی و نامه های شرکت به امضای مدیر عامل می رسد ولی کلیه چک ها و قراردادها و اسناد و اوراقی که برای شرکت ایجاد تعهد می کند،به وسیله مدیر عامل و صاحب یا صاحبان امضای مجاز دیگر، امضا می شود.

بعد از ثبت شرکت اعضای هیئت مدیره می توانند با تنظیم صورتجلسه ای مبنی بر تغییر حق امضا شرکت این مسئولیت را به فرد دیگری ار اعضا بسپارند و یا برای تمدید این حق اقدام به تنظیم صورتجلسه کنند. تنظیم ثبت تغییر حق امضا شرکت به صورت تنظیم صورتجلسه در مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده و یا هیات مدیره شرکت امکان پذیر است.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت تغییر حق امضا شرکت:

کپی مدارک شناسایی همه ی اعضاء

• کپی روزنامه رسمی
• کپی آگهی تاسیس
• کپی آگهی آخرین تغییرات(در صورت وجود تغییر)

مراحل ثبت تغییر حق امضا مجاز شرکت:

تنظیم صورتجلسه  در مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده و یا هیئت مدیره ی شرکت(کلیه صورتجلسات می بایست روی سربرگ شخصیت حقوقی مربوطه پس از امضاء اشخاص ذی سمت و با مهر آن شخصیت حقوقی تهیه و ارسال گردد).

• مراجعه به سامانه ی ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir جهت اعلام درخواست تغییر حق امضا شرکت
• درج اطلاعات خواسته شده در سامانه ی فوق
• ارسال مدارک  شامل مدارک ثبتی به همراه روزنامه های تغییرات و تاسیس از طریق پست به اداره محترم ثبت شرکتها
• درج بارکد پستی در سیستم
• تایید نهایی و صدور پیش آگهی تغییرات
• پرداخت هزینه روزنامه رسمی و انتشار آگهی ثبت تغییرات شرکت در روزنامه ی رسمی

نمونه صورتجلسه هیات مدیره در خصوص تعیین سمت و دارندگان امضاء مجاز در شرکت های سهامی

بسمه تعالی
نام شرکت:...................................................
شماره ثبت شرکت:........................................
سرمایه ثبت شده:..........................................
شناسه ملی:................................................
جلسه هیات مدیره شرکت............................ سهامی خاص ثبت شده به شماره...................... .با حضور کلیه اکثریت اعضاء در تاریخ........................... ساعت...................... در محل قانونی (در صورتی که جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل و تصمیمات ذیل اتخاذ گردید.
الف: 1-خانم/آقای......................به شماره ملی ....................به سمت رئیس هیئت مدیره
2-خانم/آقای......................به شماره ملی...................به سمت نایب رئیس هیئت مدیره
3-خانم/آقای.....................به شماره ملی...................به سمت مدیر عامل و عضو هیئت مدیره
ب: کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور شرکت از قبیل چک، سفته، بروات، قراردادها و عقود اسلامی با امضاء............. همراه با مهر شرکت معتبر می باشد.
ج: اینجانبان اعضاء هیات مدیره و مدیر عامل ضمن قبولی سمت خود اقرار می نماییم که هیچگونه سوء پیشینه کیفری نداشته و ممنوعیت اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و 126 لایحه اصلاحی قانون تجارت را نداریم.
د: به خانم/آقای.................. احدی از مدیران یا سهامداران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
محل امضاء هیئت مدیره
1-.........................2-........................3-..........................4-.......................

در صورت نیاز به هر گونه مشاوره با کارشناسان ما در "کارا ثبت" تماس حاصل نمایید و همراهی ما را پذیرا باشید. 88880006-021