شرکت تعاونی برای اداره امور خود دارای ارکان ذیل است :
- مجامع عمومی ؛
- هیئت مدیره ؛

- بازرسی .
در مورد نقش ارکان مذکور در اداره امور شرکت تعاونی می توان گفت که مجمع عمومی رکن تصمیم گیرنده، هیئت مدیره رکن اداره کننده و بازرسی رکن کنترل کننده است. به علاوه شرکت تعاونی دارای مدیر عامل نیز هست. اینک در این مقاله درباره هر یک از این ارکان گفتگو می شود.

این مقالات را نیز بخوانید:
 - نکات مهم در رابطه با ثبت شرکت در انگلستان

- مرجع درخواست ثبت شرکت

• مجامع عمومی شرکت تعاونی

مجمع عمومی بالاترین مرجع اتخاذ تصمیم و نظارت در امور شرکت های تعاونی است و به دو صورت تشکیل می شود :
- مجمع عمومی عادی ؛
- مجمع عمومی فوق العاده .
مجمع عمومی بالاترین مرجع اتخاذ تصمیم در شرکت تعاونی است ؛ ولی هیئت مدیره نیز می تواند برای اداره امور شرکت تعاونی تصمیماتی اتخاذ کند. تفاوتی که بین آنها وجود دارد این است که تصمیمات مجمع عمومی با حضور اعضا و رای خود آن ها گرفته می شود ؛ ولی هیئت مدیره منتخب مجمع عمومی است و به نمایندگی از شرکت تعاونی تصمیم گیری می کند.
وظایف و اختیارات مجمع عمومی عادی :
به موجب قانون ، وظایف و اختیارات مجمع عمومی عادی به شرح ذیل است :
1- انتخاب هیئت مدیره، اعم از اعضای اصلی و علی البدل ؛
2- انتخاب بازرس یا بازرسان ، اعم از اصلی و علی البدل ؛
3- رسیدگی و اتخاذ تصمیم درباره ترازنامه و حساب سود و زیان و سایر گزارش های مالی هیئت مدیره پس از قرائت گزارش بازرس یا بازرسان ؛
4- تعیین خط مشی و برنامه شرکت تعاونی و تصویب بودجه جاری و سرمایه گذاری و اعتبارات و وام های درخواستی و سایر عملیات مالی به پیشنهاد هیئت مدیره ؛
5- اتخاذ تصمیم نسبت به افزایش یا کاهش سرمایه، در حدود قوانین و مقررات ؛
6- اخذ تصمیم نسبت به ذخایر و پرداخت سود و مازاد درآمد و تقسیم آن طبق اساسنامه ؛
7- تصویب مقررات و دستورالعمل های داخلی شرکت تعاونی ؛
8- اتخاذ تصمیم در مورد عضویت شرکت تعاونی در شرکت ها و اتحادیه های تعاونی و اتاق های تعاون و میزان سهام یا حق عضویت سالانه که باید به آن ها پرداخت شود ؛
9- تعیین روزنامه کثیرالانتشار برای درج آگهی های شرکت ؛
10- انجام سایر وظایفی که قوانین و مقررات بر عهده مجمع عمومی عادی قرار می دهد.
وظایف و اختیارات مجمع عمومی فوق العاده شرکت تعاونی :
وظایف و اختیارات مجمع عمومی فوق العاده :
مجمع عمومی فوق العاده به منظور رسیدگی به امور ذیل تشکیل می شود :
1. تغییر مواد اساسنامه شرکت تعاونی در حدود قانون بخش تعاونی و با تایید وزارت تعاون ؛
2. تصمیم گیری در مورد عزل هیئت مدیره ؛
3. تصمیم گیری در مورد قبول استعفای هیئت مدیره ؛
4. تصمیم گیری درباره ادغام شرکت تعاونی با شرکت تعاونی دیگر ؛
5. انحلال شرکت تعاونی ؛
6. رسیدگی و تصمیم گیری درباره گزارش بازرس یا هر یک از بازرسان درباره تخلفات هیئت مدیره و مدیر عامل . ( مستفاد از ماده 24 قانون بخش تعاونی و تبصره آن ).

• وظایف و اختیارات هیئت مدیره

هیئت مدیره – جز در مواردی که اتخاذ تصمیم درباره آن ها در صلاحیت مجامع عمومی قرار دارد – با رعایت قوانین و مقررات جاری و اساسنامه، صلاحیت اداره امور شرکت تعاونی را داراست. در همین زمینه قانون وظایف و اختیارات هیئت مدیره را به شرح ذیل تعیین می کند :
- دعوت از مجمع عمومی عادی و فوق العاده ؛
- تهیه دستورالعمل های داخلی شرکت تعاونی و تقدیم آن به مجمع عمومی عادی برای تصویب ؛
- تعیین نماینده یا وکیل با حق توکیل غیر در دادگاه ها ، مراجع قانونی و سایر سازمان ها ؛
- اجرای اساسنامه و تصمیمات مجامع عمومی و سایر مقررات مربوط ؛
- تعیین و نصب ، عزل و قبول استعفای مدیر عامل و نظارت بر کارهای وی و پیشنهاد میزان حقوق و مزایای مدیر عامل و آیین نامه مربوط به وظایف و اختیارات وی به مجمع عمومی عادی برای تصویب ؛
- قبول درخواست عضویت داوطلبان ؛
- اخذ تصمیم درباره انتقال سهم اعضا به یکدیگر ؛
- دریافت استعفای هر یک از اعضای هیئت مدیره ( قبول استعفای جمعی اعضای هیئت مدیره در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده است ) ؛
- نظارت بر هزینه های جاری شرکت تعاونی و رسیدگی به حساب ها و ارائه نتایج آن به بازرس یا بازرسان و تسلیم به موقع گزارش های مالی و ترازنامه و حساب سود و زیان به مجمع عمومی عادی ؛
- تهیه و تنظیم طرح ها ، برنامه و بودجه و سایر پیشنهادها و تسلیم آن ها به مجمع عمومی عادی برای اخذ تصمیم ؛
- تعیین نماینده از بین اعضای شرکت تعاونی برای حضور در جلسات مجامع عمومی اتحادیه های تعاونی و شرکت هایی که شرکت تعاونی در آن ها عضویت یا مشارکت دارد ؛
- تعیین و معرفی صاحبان امضای مجاز ( یک یا دو نفر از اعضای هیئت مدیره به اتفاق مدیر عامل ) برای امضای قراردادها و اسناد تعهد آور ؛
- انجام سایر اموری که به موجب قانون یا اساسنامه و سایر مقررات بر عهده هیئت مدیره گذاشته شده است ، که از آن جمله پیشنهاد اخراج عضو به مجمع عمومی عادی ( موضوع ماده 13 قانون بخش تعاونی ) را می توان نام برد.
به علاوه، اولین هیئت مدیره مکلف است ظرف یک ماه از تاریخ برگزاری اولین مجمع عمومی عادی برای ثبت شرکت تعاونی در مراجع ذی صلاح اقدام کند.
شرح وظایف و اختیارات : اینک به اختصار توضیحاتی درباره برخی وظایف و اختیارات هیئت مدیره می آوریم :
- هیئت مدیره با تصمیم اکثریت اعضا برای تشکیل مجامع عمومی دعوت به عمل می آورد ؛ ولی لازم به ذکر است که دعوت مجامع عمومی از اختیارات طلق هیئت مدیره نیست و وزارت تعاون و بازرسان نیز در مواردی می توانند از اعضا برای تشکیل مجامع عمومی دعوت کنند.
- اجرای تصمیمات مجامع عمومی برعهده هیئت مدیره است ؛ زیرا مجمع عمومی رکن تصمیم گیرنده و هیئت مدیره رکن اداره کننده است. هیئت مدیره مکلف است مقررات قاننی و اساسنامه شرکت و مصوبات مجامع عمومی را در اداره امور شرکت مرعی دارد و در این چهارچوب مدیریت کند.
- انتخاب مدیر عامل بر عهده هیئت مدیره است ؛ در واقع هیئت مدیره مکلف به انجام این امر است. هیئت مدیره می تواند مدیر عامل را عزل کند؛ در این صورت چون شرکت تعاونی باید مدیر عامل داشته باشد، هیئت مدیره مکلف است مدیر عامل دیگری برای شرکت تعیین کند. هرگاه مدیرعامل استعفا دهد، قبول آن با هیئت مدیره است. به طور کلی اخذ تضمین از مدیر عامل و ابواب جمعی وی و کارکنان، از وظایف هیئت مدیره است. ضوابط و معیارهای لازم برای میزان این تضمین و میزان حقوق و مزایای مدیر عامل و کارکنان و نیز آیین نامه مربوط به وظایف و اختیارات مدیر عامل را هیئت مدیره برای تصویب به مجمع عمومی عادی پیشنهاد می کند.
- قبول درخواست عضویت از داوطلبان جدید و تصمیم گیری درباره آن ها با ملحوظ داشتن شرایطی که برای عضویت شرکت تعاونی در قانون و اساسنامه شرکت مقرر است ، در صلاحیت هیئت مدیره است. علاوه بر آن، هیئت مدیره در قبول عضو جدید باید مقدورات و ظرفیت شرکت را مراعات کند. بررسی وجود شرایط عضویت در داوطلبان اولیه عضویت، در بدو تاسیس شرکت تعاونی برعهده هیئت موسس است.
نظارت استصوابی، مراقبت ناظر بر اقدام به عملی و تصویب آن عمل قبل از اقدام است. در نظارت استصوابی اقدام به عمل، موکول است به موافقت ناظر، به نحوی که بدون کسب این موافقت نباید هیچ گونه اقدامی صورت گیرد : در نظارت اطلاعی ناظر بر اقدام به عملی اطلاع دارد ؛ ولی موافقت وی لازمه آن عمل نیست.
- رسیدگی به حساب ها و تهیه گزارش های مالی و نیز ارائه گزارش مربوط به هزینه های جاری و نتایج حاصل از رسیدگی به حساب ها به بازرس یا بازرسان و ارائه گزارش های لازم به مجمع عمومی عادی از وظایف هیئت مدیره است.
- تهیه و تنظیم بودجه، طرح ها ، برنامه و هزینه عملیات در سال بعد و ارائه آن ها به بازرس یا بازرسان نیز از وظایف هیئت مدیره است. علاوه بر آن هیئت مدیره بودجه تنظیمی و هزینه های پیش بینی شده و طرح ها و برنامه های مذکور را باید برای تصویب به مجمع عمومی عادی تسلیم کند.
- هیئت مدیره باید از بین اعضای شرکت تعاونی نماینده ای برای حضور در جلسات مجامع عمومی شرکت های تجاری و اتحادیه های تعاونی که شرکت تعاونی در آن ها مشارکت یا عضویت دارد، تعیین و معرفی کند. ناگفته نماند که هیئت مدیره عندالاقتضا باید گزارشی در خصوص میزان مبلغ مربوط به بازپرداخت قیمت سهام اعضایی که از شرکت تعاونی خارج شده اند به مجمع عمومی عادی ارائه دهد.
- تهیه دستورالعمل های داخلی و پیشنهاد آن برای تصویب به مجمع عمومی عادی، تعیین نماینده یا وکیل با حق توکیل غیر برای حضور در سازمان ها یا اقامه دعاوی شرکت تعاونی یا دفاع از شرکت در دادگاه ها و تعیین صاحبان امضای مجاز برای امضای قراردادها و اسناد مربوط به شرکت از دیگر وظایف و اختیارات هیئت مدیره است.
- هیئت مدیره می تواند برای سرمایه گذاری یا به کار انداختن وجوه مازاد بر نیاز شرکت به طریقی که مجمع عمومی عادی تصویب می کند اقدام کند و نیز می تواند با تصویب این مجمع، برای اجرای برنامه های مصوب و توسعه عملیات و رفع تنگناهای مالی به استقراض و تحصیل اعتبار و دریافت قرض الحسنه و غیره روی آورد. ناگفته نماند که پس از تصویب مجمع عمومی عادی سالانه، مراقبت در کسر مبالغ مربوط به ذخیره قانونی و اندوخته احتیاطی و منظور کردن آن در حساب های مربوط و کسر مبلغ راجع به حق تعاون و آموزش و واریز آن به صندوق تعاون از وظایف هیئت مدیره است. هیئت مدیره می تواند عندالاقتضا طرح ادغام شرکت را برای تصمیم گیری به مجمع عمومی فوق العاده پیشنهاد کند. ( علاوه بر هیئت مدیره ، بازرس یا بازرسان و حداقل یک سوم اعضای شرکت تعاونی می توانند ادغام آن را به مجمع عمومی فوق العاده پیشنهاد کنند )
- اخراج عضو جزء اختیارات هیئت مدیره نیست و این امر، در صلاحیت مجمع عمومی عادی است . اخراج عضو موکول به شرایطی است که در قانون مقرر شده است. هیئت مدیره با ارائه دلایل تحقق شرط لازم می تواند اخراج عضو را از مجمع عمومی عادی درخواست کند.
- اعضای شرکت تعاونی می توانند سهم خود را به اعضای همان شرکت انتقال دهند. این انتقال با موافقت هیئت مدیره میسر است و هیئت مدیره باید در تصمیم گیری درباره آن، منع مصرح در آیین نامه مربوط را دایر بر اینکه میزان سهام هیچ یک از اعضا نباید بیش از پانزده درصد کل سرمایه شرکت باشد، مراعات کند.
- هیئت مدیره باید بر هزینه های جاری تعاونی نظارت تامه داشته باشد و این نظارت غالباَ استصوابی است. توضیح اینکه نظارت عبارت است از مراقبتی که ناظر بر اقدام به عملی، اعمال می کند و به دو صورت است : استصوابی و اطلاعی.
- یکی دیگر از وظایف هیئت مدیره این است که مراقبت کند تا اظهارنامه و ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی متکی به دفاتر قانونی شرکت تعاونی، حداکثر تا آخر تیرماه هر سال به حوزه مالیاتی مربوط تسلیم و مالیات متعلقه پرداخت شود.

• بازرسان شرکت تعاونی

بازرسان رکن دیگری از ارکان سه گانه شرکت تعاونی اند. تعداد بازرسان را که ممکن است یک نفر یا بیشتر باشد ، اساسنامه تعیین می کند. بازرس یا بازرسان برای مدت یک سال مالی انتخاب می شوند و انتخاب مجدد آنان بلامانع است. مجمع عمومی عادی بازرس یا بازرسان را انتخاب می کند ، ولی اولین بازرس یا بازرسان را مجمعی که با حضور داوطلبان عضویت در بدو تاسیس شرکت تعاونی تحت عنوان " اولین مجمع عمومی عادی " تشکیل می شود ، انتخاب می کند . علاوه بر اشخاص حقیقی ، اشخاص حقوقی نیز می توانند به سمت بازرسی انتخاب شوند ، همچنین هیئت بازرسی اتحادیه ها نیز می تواند به تقاضای مجمع عمومی شرکت تعاونی عضو واتحادیه و با تصویب مجمع عمومی اتحادیه ، وظایف بازرسی آن شرکت را انجام دهد. در قانون و نمونه اساسنامه به لزوم انتخاب بازرسان از بین اعضای شرکت تعاونی اشاره نشده است ؛ بنابراین بازرس یا بازرسان را می توان از بین اعضا یا خارج از آن ها انتخاب کرد.
بازرسان شرکت های تعاونی وظایف و اختیاراتی به شرح ذیل دارند :
الف) نظارت مستمر بر نحوه اداره امور شرکت تعاونی و عملیات و معاملات انجام شده از نظر انطباق آن ها با قوانین و اساسنامه و دستورالعمل های مربوط ؛
ب) رسیدگی به حساب ها ، دفاتر ، اسناد ، صورت های مالی از قبیل ترازنامه و حساب های عملکرد و سود و زیان ، بودجه پیشنهادی و گزارش های مالی هیئت مدیره به مجمع عمومی ، بازرس ، در صورت لزوم می تواند برای رسیدگی به حساب ها ، دفاتر ، اسناد و صورت های مالی از کارشناس استفاده کند ؛ در این صورت پرداخت هزینه کارشناس با تصویب مجمع عادی بر عهده شرکت تعاونی خواهد بود. همچنین بازرس می توانند به دارایی نقدی ، برگ های بهادار و موجودی کالا ، شخصاَ یا با استفاده از کارشناس – در صورت تصویب مجمع عمومی عادی – رسیدگی کنند.
ج) رسیدگی به شکایات اعضا و ارائه گزارش به مجمع عمومی و مراجع ذی ربط ؛
د ) تذکر تخلفات موجود در نحوه اداره امور شرکت تعاونی به هیئت مدیره و مدیر عامل به شکل کتبی و تقاضای رفع نقص یا نقایص؛
ه) نظارت بر انجام حسابرسی و رسیدگی به گزارش های حسابرسی و گزارش نتیجه رسیدگی به مجمع عمومی شرکت و مراجع ذی ربط .