یکی دیگر ازالزامات بازرگان که در بیشتر کشورها نیز متداول است ثبت نام در دفتر ثبت تجارتی است. هدف از وضع این الزام قانونی بیشتر حفظ منافع اشخاص است تا حفظ منافع خود بازرگان.
مطابق ماده ۱۶ قانون تجارت : درنقاطی که وزارت عدلیه مقتضی دانسته دفتر ثبت تجارتی تأسیس کند کلیه اشخاصی که در آن نقاط به شغل تجارت اشتغال دارند اعم از ایرانی وخارجی به استثناء کسبه جزء باید در مدت مقرراسم خود را در دفتر ثبت تجارتی به ثبت برسانند، والاّ به جزای نقدی از دویست تا دو هزار ریال محکوم خواهند شد.

- برای ثبت شرکت خارجی در ایران چه اقداماتی را بایستی انجام داد؟

- راهنمای ثبت شرکت اینترنتی (ثبت تاسیس)

طبق مواد ۱۱ و۱۲ نظامنامه وزارت دادگستری به تاریخ فروردین ۱۳۲۵، محل نگهداری دفتر ثبت تجارتی در تهران اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان ها ادارات ثبت می باشد. تصمیم دایر نمودن این دفتر در اختیار وزارت دادگستری است که با نشر آگهی در روزنامه رسمی به اطلاع عموم می رسد.
دفتر ثبت تجارتی توسط رئیس دادگستری محل، شماره گذاری با قید مجموع تعداد صفحات به حروف، مهر و امضاء می شود و هر صفحه به شماره ای اختصاص می یابد. تغییرات وضعیت بازرگان تحت همان شماره و ذیل همان صفحه صورت می گیرد ( تبصره های ۱ و ۲ ماده ۱ نظام نامه وزارت دادگستری).
تمامی بازرگانان خواه حقیقی یا حقوقی، ایرانی و خارجی که مرکز اصلی یا تجارتخانه آنها در ایران است ویا اینکه در خارج هستند ولی درایران دارای شعبه می باشند باید نام خود را طبق مقررات نظامنامه در دفتر مذکور به ثبت برسانند.
مطابق مواد ۴، ۵ و۶ نظامنامه، بازرگانان پس از یک ماه از تاریخ شروع به کار یا تأسیس، اظهارنامه ای در سه نسخه که نزد متصدی دفتر ثبت تجاری یافت می شود، باید تنظیم کرده و به متصدی دفتر تسلیم نمایند. وفق ماده ی ۷ نظامنامه وزارت دادگستری : متصدی دفتر ثبت تجارتی مکلف است مفاد اظهارنامه را در ظرف ده روز در دفتر خود ثبت و ذیل هرسه نسخه شماره ثبت و تاریخ و اسم دفتر ثبت تجارتی محل را قید و یک نسخه را با تصدیق به اینکه اظهارنامه مزبور ثبت شده است امضاء و مهر نموده و به اظهارکننده تسلیم نماید و نسخه دیگر را به وزارت بازرگانی ارسال دارد.
• اظهارنامه بازرگانان باید شامل چه اطلاعاتی باشد؟
وفق ماده ۶ نظامنامه، اظهارنامه باید دارای اطلاعات از جمله موارد زیر باشد :
هویت بازرگان، مدیران شرکت و نام تجارتخانه، بنگاه یا شرکت، تابعیت اصلی و ثانوی، تاریخ و شیوه بدست آوردن تابعیت دوم، تاریخ ورود به کشورو پروانه اقامت،نشانی کامل شخص و شرکت، رشته تجارتی، میزان سرمایه، شماره ثبت و پلمپ دفاتر تجارتی، شماره ثبت علایم تجارتی، صادرات، واردات یا معاملات داخلی.
چنانچه تغییراتی دریکی از موارد مذکور در ماده ۶ ایجاد شود یا فعالیت بازرگان متوقف شود یا فوت کند ظرف مدت ۶ ماه از تاریخ فوت توسط وراث یا قائم مقام بازرگان باید طی اظهارنامه به دفتر ثبت تجارتی اعلام گشته و در دفتر یاد شده ثبت شود.( مواد ۸ و 9 نظامنامه).
طبق ماده ۱۸ ق.ت، شش ماه بعد از الزامی شدن ثبت تجارتی هر تاجری که مکلف به ثبت است باید در کلیه اسناد و صورت حساب ها و نشریات خطی یا چاپی خود در ایران تصریح کند که در تحت چه نمره به ثبت رسیده والاّ علاوه بر مجازات مقرر در فوق به جزای نقدی از دویست تا ده هزار ریال محکوم می شود.
بدین ترتیب با توجه به مواد یاد شده برداشت می شود :
۱. کسبه جزء همانگونه که از تکلیف داشتن دفاتر تجاری معاف هستند از ثبت نام در دفتر ثبت تجارتی نیز معاف می باشند.
۲. ضمانت اجرای سهل انگاری در انجام تکلیف ثبت نام بازرگان در دفتر ثبت تجاری پرداخت و جریمه نقدی است که آنهم از جهت مقدار ناچیز است. بنابراین از جهت کیفری ضمانت اجرا ضعیف می باشد. بدیهی است چنانچه از جهت این سهل انگاری خسارتی به اشخاص وارد شود بازرگان از جهت حقوقی درقبال اشخاص دارای مسئولیت بوده و باید پاسخگو باشد. به علاوه سهل انگاری بازرگان در تکلیف ثبت نام دردفترثبت تجارتی به نوبه خود به موجب قوانین خاص می تواند موجب محرومیت بازرگان در برخورداری از پاره ای از امتیازات شود.
به عنوان مثال به موجب بند ۳ ماده ۲ آیین نامه اجرایی تبصره ۱ ماده واحده قانون تشکیل اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران به تاریخ دی ماه ۱۳۴۹، شرط عضویت در اتاق بازرگانی و صدور کارت بازرگانی برای بازرگان ثبت اسم در دفتر ثبت تجارتی است، پس این نوع سهل انگاری بازرگان موجب محرومیت او در داشتن کارت بازرگانی و عضویت دراتاق بازرگانی است.
۳. نوع بررسی توسط مسئول دفتر ثبت تجارتی شکلی است، یعنی به بررسی و احراز تکمیل نکات مذکور در اظهارنامه و مدارک ضمیمه محدود می باشد. او حق ارزیابی موارد اعلامی را از جهت درستی و نادرستی ندارد.
۴ . به نظر می رسد یکی از مهم ترین مزیت های ثبت اسم بازرگان در دفتر ثبت تجاری نوعی آگهی و اعلان و معرفی بازرگان به طور مختصر به جامعه داخلی و جهانی است. اشخاص علاقه مند به ایجاد مبادلات تجاری با بازرگانی که ناشناخته است با مراجعه به این دفتر می توانند او را مورد شناسایی قرار دهند.
۵. مزیت دیگر ثبت نام بازرگان در دفتر ثبت تجاری در زمینه اثبات بازرگان بودن است، که این نقش در نظام های موضوعی و شخصی متفاوت است. ثبت نام بازرگان دردفتر یاد شده درنظام های شخصی دلیل قطعی بر بازرگان بودن شخص است و در نظام های موضوعی مثل نظام حقوق تجارت ایران نشانه ای بر بازرگان بودن شخص است؛ به عبارت دیگر، چنانچه نام شخصی به عنوان بازرگان دردفترثبت تجارتی به ثبت رسیده باشد، او بازرگان مفروض است، مگر اینکه ثابت شود شغل معمولی او معاملات تجارتی نیست. بنابراین درحقوق ملی ثبت نام شخص دردفترثبت تجارتی و یا ثبت نکردن نام در دفتر مذکور به عنوان بازرگان، دلیل قطعی بر بازرگان بودن ویا نبودن شخص نیست، بلکه نشانه ای بربازرگان بودن است که خلاف آن قابل اثبات است.
۶. ثبت نام شرکت تجاری ( بازرگان حقوقی) دردفتر ثبت تجارتی در حقوق ملی درایجاد شخصیت حقوقی او بی تأثیر است.